PLANORA est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.
Cette politique explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits. Elle s’applique au site planora-app.be et à l’application app.planora-app.be (ensemble, « Planora »).
1. Qui est responsable de vos données ?
La collecte et le traitement des données à caractère personnel sont réalisés par la société Delegate Your Services, immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0798.210.723, dont le siège social est situé Rue du Haut Cornillon 13, à 4450 Juprelle, Belgique, enregistrée sous le numéro de TVA BE0798.210.723 ; ci-après désignée « PLANORA » ou « la Société ». À ces fins, PLANORA est considérée comme responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
En tant que responsable du traitement, PLANORA doit respecter un ensemble d’obligations prévues par les textes belges et européens en matière de protection des données personnelles. Ces règles comprennent notamment : (i) le Règlement général sur la protection des données (RGPD – règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016), (ii) la loi belge du 30 juillet 2018 encadrant la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et (iii) la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques. L’ensemble de ces textes, y compris leurs éventuelles mises à jour, est désigné ci-après comme la « Législation Applicable en matière de Protection des Données ».
Dans l’application, les entreprises clientes décident des données qu’elles y enregistrent sur leurs chantiers, leurs équipes et leurs contacts. Pour ces données, l’entreprise cliente est responsable du traitement et Planora agit comme sous-traitant pour son compte (article 28 du RGPD), selon les conditions générales.
En cas de question concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous adresser vos questions, réclamations ou remarques par e-mail à l’adresse support@planora-app.be.
Le site web utilise des cookies ou des outils technologiques similaires. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la politique de cookies.
2. Types de données collectées – fondement légal – finalités
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, PLANORA ne collecte et ne traite vos données personnelles que pour des finalités légitimes, clairement déterminées et explicitement mentionnées dans cette Politique.
Si PLANORA décide d’utiliser les données pour une autre finalité que celle reprise dans la présente politique, elle fournira une information préalable à la Personne concernée au sujet de cette autre finalité.
Vos données peuvent être collectées ou nous parvenir :
- directement de votre part, lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte, nous contactez ou utilisez PLANORA ;
- par des moyens automatisés, notamment via l’utilisation de cookies et technologies similaires (plus d’informations dans notre politique de cookies).
2.1 Lors d’une visite du site
- Données : l’adresse IP, le type de navigateur utilisé, la date et l’heure d’accès au site (journaux techniques du serveur), les pages consultées.
- Pourquoi : faire fonctionner le site et le protéger contre les abus.
- Base légale : notre intérêt légitime à assurer la sécurité du service.
- Durée de conservation : les données sont conservées pendant une durée de 30 jours et sont ensuite supprimées.
- Destinataires : certaines données peuvent être transmises aux prestataires techniques de PLANORA (hébergeurs, etc.).
Le site ne contient aucun outil de mesure d’audience ni de publicité. Voir la politique de cookies.
2.2 Formulaire « Être rappelé » / « Demander une démo »
- Données : nom, numéro de téléphone et, si vous les indiquez, adresse e-mail et nom de l’entreprise.
- Pourquoi : vous rappeler pour vous présenter Planora et répondre à vos questions.
- Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande en remplissant le formulaire.
- Durée de conservation : les données sont conservées pendant 3 ans après le dernier contact, sauf si vous devenez client (voir ci-dessous) ou demandez la suppression avant.
Pour limiter les envois abusifs, l’adresse IP de l’envoi est comptée pendant une heure au plus, puis oubliée.
2.3 Création d’un compte
La création d’un compte sur PLANORA implique le traitement de certaines données personnelles nécessaires pour vous permettre d’accéder à l’application et à l’ensemble de ses fonctionnalités.
- Données : nom et prénom, vos coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone), vos informations professionnelles (nom de l’entreprise, adresse du siège, numéro BCE/TVA) ainsi que certaines données financières telles que votre numéro de compte bancaire (IBAN).
- Base légale : ce traitement repose sur la base légale de l’exécution des conditions d’utilisation et du contrat qui vous lie à PLANORA.
- Durée de conservation : ces données sont conservées pour une durée pouvant aller jusqu’à dix (10) ans après la clôture de votre compte.
Elles peuvent être transmises à certains destinataires lorsque cela s’avère nécessaire, notamment à l’administration fiscale ainsi qu’à nos prestataires en charge de services informatiques, comptables ou d’audit.
PLANORA peut également être amenée à communiquer vos données personnelles à des tiers lorsque la loi l’exige ou lorsqu’elle considère, de bonne foi, qu’une telle communication est raisonnablement nécessaire pour se conformer à une procédure légale, répondre aux demandes des autorités publiques, participer à une procédure judiciaire ou encore protéger ses droits, ses biens ou sa sécurité personnelle.
2.4 Utilisation de l’application
- Données du compte : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, photo de profil, entreprise, rôle.
- Contenu des chantiers : tâches, étapes, messages, documents, photos (avec leurs métadonnées, dont la date, l’appareil et la position GPS de la prise de vue), signatures, rapports et présences, selon l’usage qu’en fait votre entreprise.
- Journal d’activité : actions importantes (validation d’une tâche, ajout d’une photo, modification d’un document…) avec l’utilisateur, la date, l’adresse IP et le navigateur, signées pour en garantir l’intégrité.
- Pourquoi : fournir le service, sécuriser les comptes, garder une trace fiable de l’avancement des chantiers.
- Base légale : l’exécution du contrat conclu avec votre entreprise et notre intérêt légitime à la sécurité et à la preuve.
- Durée de conservation : les données sont conservées pendant toute la durée de l’abonnement, puis supprimées dans les 90 jours après la fin du contrat, le temps de permettre l’export.
2.5 Facturation et obligations légales
Dans le cadre de la gestion administrative de votre dossier, PLANORA traite certaines données personnelles afin d’assurer la facturation, le suivi de vos commandes, l’envoi de notifications liées à votre utilisation de l’application et le respect de ses obligations fiscales.
Ce traitement repose à la fois sur l’exécution du contrat qui vous lie à PLANORA et sur les obligations légales applicables, notamment celles prévues par le Code de droit économique et le Code TVA.
Pour ces finalités, les données traitées peuvent inclure vos données d’identification et de contact ainsi que diverses informations financières, telles que les factures, paiements ou relevés bancaires. Les données de carte sont saisies chez notre prestataire de paiement : Planora ne les voit ni ne les stocke.
Ces informations sont conservées pendant une durée pouvant aller jusqu’à dix (10) ans après la clôture de votre compte, conformément aux exigences légales de conservation.
Les données concernées peuvent être transmises, lorsque cela s’avère nécessaire, à des destinataires tels que l’administration fiscale ou certains prestataires internes, notamment les services comptables, informatiques ou les réviseurs. Par ailleurs, PLANORA peut également être tenue de communiquer vos données personnelles à des tiers lorsque la loi l’impose ou lorsqu’elle estime de bonne foi qu’une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à une procédure légale, répondre à une demande d’autorité publique, contribuer à une procédure judiciaire ou protéger ses droits, ses biens ou sa sécurité personnelle.
3. Transfert de vos données
Vos données ne sont jamais vendues.
En principe, seule PLANORA est destinataire des données personnelles que vous lui communiquez par différents canaux. Vos données personnelles, que ce soit sous forme individuelle ou groupée, ne sont jamais transmises à un tiers, à l’exception des cas énoncés ci-dessous dans lesquels cela s’avère être nécessaire :
- hébergement des serveurs ;
- stockage des photos et documents ;
- envoi des e-mails (notifications, demandes de rappel) ;
- paiement des abonnements ;
- situer l’adresse d’un chantier sur la carte.
L’adresse du chantier et ses coordonnées servent aussi à afficher la météo (Open-Meteo), sans aucune donnée qui vous identifie.
Les entreprises invitées sur un chantier (sous-traitants, architectes, clients) ne voient que ce que l’entreprise qui les a invitées leur donne à voir.
Dans ces cas, ces tiers ont uniquement accès aux données personnelles strictement nécessaires pour leurs tâches. La liste des sous-traitants peut être communiquée sur demande.
Dans la mesure du possible, les données personnelles collectées via PLANORA ne sont pas transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Certains prestataires (Resend, Stripe) peuvent traiter des données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
4. Confidentialité et dispositifs de sécurité mis en œuvre
PLANORA a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu’elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné :
- échanges chiffrés (HTTPS) ;
- données de chaque entreprise cloisonnées dans la base de données ;
- fichiers servis par des liens temporaires ;
- métadonnées de localisation retirées des photos affichées ;
- journal d’activité signé ;
- sauvegardes régulières.
La sécurité totale ne peut toutefois jamais être garantie.
Seul le personnel désigné par PLANORA ou les destinataires autorisés en cas de transfert de données peuvent accéder à vos données. Le personnel désigné est tenu à la confidentialité et est en outre tenu de protéger les informations conformément à la politique en matière de protection de la vie privée et des données à caractère personnel propre à PLANORA.
Chaque membre du personnel doit s’abstenir d’utiliser des informations personnelles à des fins autres que la prestation des services qu’il est censé assurer.
PLANORA s’assure, en outre, que les sous-traitants éventuels auxquels elle fait appel offrent à la protection de vos données personnelles des garanties équivalentes à celles énoncées dans la présente déclaration.
5. Durée de conservation de vos données et suppression
Vos données personnelles collectées sont conservées pour une durée limitée en fonction de la finalité de leur traitement et uniquement pour le temps nécessaire en vue d’atteindre la finalité du traitement ou pour la durée prévue par la législation applicable. Passé ce délai, elles sont définitivement supprimées.
Ces délais s’appliquent sous réserve de dispositions légales particulières prévoyant une durée de conservation plus courte ou plus longue.
6. Droits des personnes concernées
En tant que personne concernée par les traitements effectués par PLANORA, vous disposez de plusieurs droits garantis par la législation en matière de protection des données. PLANORA veille à les respecter pleinement et à faciliter leur exercice.
- Droit à l’information : vous avez le droit de comprendre quelles données personnelles sont collectées, pour quelles raisons et selon quelles modalités.
- Droit d’accès : vous pouvez obtenir une copie gratuite des données personnelles que PLANORA détient à votre sujet. Ce droit vous permet de vérifier l’exactitude des informations et la conformité de leur traitement.
- Droit de rectification et d’effacement : vous avez le droit de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées. Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel.
- Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez demander que le traitement de vos données soit restreint (par exemple, pendant l’examen d’une contestation relative à l’exactitude des données).
- Droit d’opposition : si le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de PLANORA ou sur une mission d’intérêt public, vous pouvez vous y opposer à tout moment en invoquant des raisons liées à votre situation particulière. PLANORA mettra alors fin au traitement, sauf si des motifs impérieux justifient sa poursuite ou si le traitement est nécessaire à la défense de droits en justice.
- Droit à la portabilité des données : vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format lisible et structuré ou à en demander le transfert à un autre organisme, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat conclu avec PLANORA.
Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondée sur l’article 6, § 1er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD.
Dans tous les cas, vous vous engagez à fournir à PLANORA des informations personnelles exactes et à jour. Si certaines données doivent être corrigées ou modifiées, vous pouvez nous en informer à tout moment en contactant l’adresse support@planora-app.be.
Nous répondons dans un délai d’un mois. Si vos données ont été enregistrées par une entreprise cliente dans l’application, nous lui transmettons votre demande.
Toute imprécision dans les informations transmises pourrait affecter la qualité des services rendus, et PLANORA ne peut être tenue responsable des conséquences découlant de données erronées fournies par vos soins.
Si vous avez des questions concernant la présente Politique Vie Privée ou si vous estimez que certains aspects méritent d’être clarifiés ou complétés, vous pouvez nous contacter via l’adresse de contact mentionnée ci-dessus. PLANORA se tient à votre disposition pour toute demande ou préoccupation relative au traitement de vos données.
Comment faire valoir vos droits ?
Pour exercer les droits ici décrits, nous vous invitons à adresser votre demande datée et signée par courrier électronique à l’adresse support@planora-app.be.
Des possibilités de recours – administratif et judiciaire – existent en s’adressant à l’Autorité de protection des données. Vous pouvez la contacter de la manière suivante :
- par téléphone : +32 (0)2 274 48 00 ;
- par e-mail : contact@apd-gba.be ;
- via le formulaire de contact en ligne : www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte ;
- par courrier : Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;
- par fax : +32 (0)2 274 48 35.
7. Modifications
Nous pouvons adapter cette politique, par exemple si nous ajoutons un prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les utilisateurs de l’application en sont informés.
8. Clause de limitation de responsabilité
La responsabilité de PLANORA sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect.
PLANORA ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d’une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.
9. Droit applicable et juridictions compétentes
La présente Politique est régie par le droit belge, à moins que des dispositions légales impératives européennes ou internationales n’en disposent autrement.
En cas de litige, les tribunaux du ressort du siège de PLANORA seront compétents.